O Espaço Intercambista tem como objetivo informar os passos necessários para que seu intercâmbio seja realizado com sucesso e sem danos à sua vida acadêmica.
Verifique a Resolução de Intercâmbio da Politécnica com os critérios mínimos de todos os programas. Cada programa de intercâmbio possui edital próprio, podendo ser mais restritivo em relação a requisitos como C.R.A e créditos concluídos, por exemplo.
Observe atentamente todas as etapas abaixo pois o cumprimento de cada uma delas é importante para que você possa aproveitar ao máximo sua mobilidade sem ter que se preocupar com sua vida acadêmica na UFRJ durante o intercâmbio.
A DARI disponibiliza alguns vídeos em nosso canal onde vocês podem ver estas informações com um pouco mais de detalhes.
Enquanto aluno intercambista é importante que a DARI esteja ciente de sua comunicação com outras instâncias da UFRJ. Independente do seu programa de mobilidade, a DARI é responsável pela gestão do seu intercâmbio, ela é a sua ponte de comunicação e deve estar ciente de qualquer demanda dos intercambistas da Politécnica. Assim, você NÃO deve contactar diretamente a coordenação do seu curso na UFRJ para solicitar qualquer autorização ou assinatura em documentos, por exemplo. Solicite à DARI e ela fará o encaminhamento à coordenação do seu curso.
1 – Entrega do Plano de Estudos e Formulário de Registro de Saída à DARI
O Formulário de Registro de Saída é o primeiro passo para o intercambista POLI ativar seu status de Aluno em Intercâmbio, pois os dados desse formulário compõem a documentação que será enviada pela DARI para a DRE.
Esse procedimento é indispensável para que essa etapa da vida acadêmica esteja registrada no histórico escolar com a posterior inclusão das disciplinas validadas. Dessa forma, essa é uma etapa OBRIGATÓRIA. O descumprimento dessa etapa desampara o aluno dos direitos do intercambista.
Compõem essa etapa:
1.1- Preenchimento do Plano de Estudos de forma digital e, após, envio via Formulário de Registro de Saída. Além da foto, a assinatura do candidato é obrigatória;
1.2- Preenchimento do Formulário de Registro de Saída (formulário online);
1.3- Leitura do Termo de Compromisso e aceite das condições nele presentes (obrigatório);
1.4- A entrega do Plano de Estudos se dará exclusivamente pelo Formulário de Registro de Saída.
A DARI irá enviar ao aluno(a) uma cópia digital com todas as assinaturas.
Cabe lembrar que, caso o aluno queira validar as disciplinas cursadas no exterior, esse documento será fundamental para abrir o processo de equivalência.
2 – Envio da Declaração de Chegada à DARI/POLI-UFRJ
Chegando ao seu país de destino o aluno deve preencher o Formulário de Registro de Chegada e anexar uma cópia digitalizada da Declaração de Chegada, assinada e carimbada pelo responsável das Relações Internacionais da universidade parceira.
A partir daí seu nome será enviado à DRE para regularização de matrícula.
Após esse passo você se torna, oficialmente, um aluno em intercâmbio. Sendo assim, sua comunicação com a DARI deverá ser feita EXCLUSIVAMENTE através do e-mail outgoing@poli.ufrj.br para todo e qualquer tipo de suporte (esclarecimento de dúvidas, solicitação de documentos, etc.).
Os prazos para envio da Declaração de Chegada são:
- 1º Semestre: de 15 de Fevereiro até 20 de Março;
- 2º Semestre: de 20 de Agosto até 15 de Outubro.
3 – Alteração de Plano de Estudo (APE)
Toda alteração no Plano de Estudos original deve ser solicitada via Formulário online: Formulário de Alteração de Plano de Estudos dentro do período correto.
O aluno deverá preencher a Alteração do Plano de Estudos com as disciplinas que deseja incluir ao plano de estudos original, assinar, digitalizar e anexar no Formulário de Envio.
As exclusões de matérias não cursadas não precisam ser registradas/enviadas. Cabe lembrar que o aluno poderá enviar apenas UMA Alteração de Plano de Estudos por semestre, obedecendo o prazo estipulado pela DARI.
Os prazos para envios das APEs são:
- 1º Semestre: de 1º de Fevereiro até 31 de Junho;
- 2º Semestre: de 1º de Setembro até 30 de Novembro.
4 – Prorrogação de intercâmbio
Os intercambistas podem solicitar a prorrogação do intercâmbio apenas uma única vez e por apenas um semestre. Havendo interesse em prorrogar o intercâmbio, para que a situação do aluno se mantenha regular na UFRJ é preciso, primeiramente, apresentar algum documento da universidade parceira concordando com a prorrogação e, além disso, um documento de pesquisa/estágio com a proposta de estadia no exterior (com as datas precisas). Logo depois o aluno precisará preencher o Formulário de Prorrogação do Intercâmbio e anexar as cartas supracitadas. Assim, entraremos em contato com o coordenador de projeto e/ou de curso solicitando o parecer.
Os prazos para envio do Pedido de Prorrogação de Intercâmbio são:
- 1º Semestre: de 1º de Abril até 30 de Maio;
- 2º Semestre: de 1º de Outubro até 30 de Novembro.
Cada novo semestre solicitado para intercâmbio, obrigatoriamente, requer uma Alteração de Plano de Estudos, que deverá ser anexada no Formulário de Prorrogação.
O aluno que não solicitar a prorrogação dentro dos prazos estipulados deve, obrigatoriamente, retornar para a UFRJ no período previsto.
5 – Envio da Declaração de Retorno
O preenchimento do Formulário de Registro de Retorno é o procedimento necessário para o Intercambista POLI reativar sua matrícula após a conclusão de seu intercâmbio. Os dados do formulário gerarão uma planilha que será utilizada pela DARI para a alteração de status no SIGA. Dessa forma, o preenchimento do formulário é OBRIGATÓRIO (incluindo o carregamento dos arquivos solicitados no mesmo) e o não cumprimento dessa etapa implica na não alteração do status e posterior trancamento automático de matrícula.
Os prazos para envio do Formulário de Registro de Retorno são:
- Retorno para 202X/1: de 1º de Dezembro até 15 de Janeiro;
- Retorno para 202X/2: de 1º de Maio até 15 de Junho.
O SIGA só permitirá o pedido de inscrição em disciplina após a ativação da matrícula do aluno e essa etapa só será concluída mediante ao envio do Formulário de Registro de Retorno. O comprovante da compra da passagem aérea informando a data de retorno deverá ser anexado ao formulário.
Alunos que não regularizarem seu retorno até a data limite não terão a alteração de status para “Matrícula Ativa“. A matrícula entrará em Trancamento Automático após a data limite para retorno.
A data limite para retorno ao Brasil é de até 30 dias (corridos) após o início das aulas e será verificada pelo bilhete aéreo (anexado no formulário).
Alunos com retorno previsto para após a data limite deverão anexar ao Formulário de Registro de Retorno, além do bilhete aéreo, uma Carta Justificativa solicitando o retorno tardio e descrevendo os motivos para o mesmo.
Todos os alunos deverão estar na UFRJ para o início das aulas. Aqueles que não estiverem, não terão qualquer tipo de benefício por ser intercambista. ABONO DE FALTAS, SEGUNDAS CHAMADAS DE PROVAS, AVALIAÇÕES, TRABALHOS, ETC, NÃO SÃO DIREITOS DO INTERCAMBISTA!
6 – Processo de Dispensa de Disciplinas
Para informações a respeito da abertura do processo de Dispensa de Disciplinas realizadas durante intercâmbio, procure a secretaria do seu curso.
O aluno intercambista, em cada um dos semestres de intercâmbio, pode solicitar alteração no seu plano de estudos, porém, toda e qualquer equivalência de disciplina cursada em IESE só será concedida mediante processo de dispensa de disciplina aberto pelo aluno após seu retorno à UFRJ e aprovação do mesmo pela Coordenação do Curso.
Os procedimentos e documentos necessários à abertura do processo de dispensa de disciplinas estão listados abaixo.
6.1- Procedimentos para abertura do processo:
6.1.1- Procure a Secretaria de seu curso na Poli e solicite as informações para abertura do processo.
6.2- Documentos necessários a abertura do processo:
6.2.1- Requerimento de Dispensa de Disciplina cursada em Intercâmbio Acadêmico;
6.2.2- Cópia do Plano de Estudos entregue à DARI-Poli antes do início do intercâmbio, o qual deve estar devidamente assinado pela Coordenação do Curso e pela DARI-Poli;
6.2.3- Cópia da Alteração do Plano de Estudos quando for necessário;
6.2.4- Cópia do Boletim Escolar Oficial original da IESE na qual o(a) aluno(a) realizou o intercâmbio.
6.2.5- Ementas originais das disciplinas cursadas na IESE e traduções das mesmas para o português (tradução-livre);
6.2.6- Relatório de Intercâmbio (Instruções) – Salvar documento com título seguindo o modelo: Nome e sobrenome; Curso; Projeto de Intercâmbio;
6.2.7- Boletim Escolar da UFRJ atual.
